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Las ventajas de la videoconferencia en el trabajo

‍La idea de viajar largas distancias para asistir a reuniones y conferencias está desapareciendo. Ahora estamos en una época en la que las reuniones virtuales están cobrando más importancia que nunca.

El ocupación virtual se ha convertido en una necesidad, con empleados del mundo que esperan engranarse con sus colegas por medio de de plataformas de videoconferencia para poder colaborar ideas, documentos y archivos en ocasiónmovimiento real sin tener que reunirse cara a cara para discutirlos.

Muchos trabajadores necesitan reunirse con clientes u otros socios de forma regular. Algunos trabajadores también pueden precisar asistir a teleconferencias, conferencias o sesiones de formación frecuentes que se programan en horas y lugares específicos.

La videoconferencia es una de las maneras más eficaces de que los trabajadores remotos colaboren entre sí. Si su negocio aún no tiene su propio equipo de videoconferencia, siga leyendo para adquirir algunas sugerencias útiles sobre el tipo de dispositivos que debería adquirir.

¿Qué es una reunión virtual?

Una reunión virtual es cualquier tipo de reunión en la que los miembros del equipo no están físicamente presentes. Este tipo de reunión puede incluir videoconferencias, reuniones en línea, seminarios web y otros tipos de colaboración a distancia. Las reuniones virtuales pueden contribuir a la colaboración, pero no siempre son la solución perfecta.

Las reuniones virtuales pueden no ser apropiadas en todas las situaciones, especialmente si hay necesidad de mover materiales, compartir grandes proporciónes de datos o tener discusiones abiertas en las que los participantes puedan verse entre sí y leer señales visuales.

Cuando las reuniones virtuales se utilizan logitech videoconferencias bien, pueden dar una mano a los equipos a alcanzar una serie de objetivos, como aumentar la productividad, achicar el estación de las reuniones, mejorar la colaboración del equipo y añadir la satisfacción de los empleados.

Las reuniones virtuales también pueden dar una mano a los equipos a diversificarse, ya que permiten la participación de personas de diferentes lugares. Los equipos también pueden destinar las reuniones virtuales para concurrir a distancia con clientes o proveedores que no trabajan para la empresa.

¿Por qué es significativo la videoconferencia?

Con la videoconferencia se pueden realizar reuniones productivas desde cualquier lugar. Es una forma estupenda de aprovechar la flexibilidad de trabajar a distancia sin dejar de participar con los compañeros en periodo real. Las ventajas de la videoconferencia son muchas, por ejemplo:

- Mejora de la productividad: La videoconferencia le concede reunirse con sus colegas en temporada real. Puede ayudar en proyectos de forma más eficaz, colaborar conocimientos y ahorrar coyuntura al evitar desplazamientos innecesarios.

- Mejor servicio al cliente: Algunos clientes quieren cooperar con su equipo. La videoconferencia admite realizar interacciones de servicio al cliente en duración real. Esto puede ayudarle a proporcionar un mejor servicio a los clientes, al momento que mejora la eficiencia.

- Mayor satisfacción de los empleados: Algunos empleados pueden urgir trabajar a distancia. La videoconferencia ayuda a estos trabajadores a participar en era real con sus colegas, independientemente de su ubicación. Esto puede mejorar significativamente la satisfacción de los empleados al engrosar las oportunidades de colaboración.

- Mejora de la seguridad: Muchos servicios de videoconferencia prometen la posibilidad de engendrar videollamadas individuales. Esto puede ayudarle a proteger la información sensible, así como su privacidad.

Tipos de equipos de videoconferencia para teletrabajadores

Para los teletrabajadores, el mejor equipo para las llamadas de videoconferencia es una cámara web. Muchos ordenadores portátiles y de sobremesa vienen con cámaras web integradas.

Si el tuyo no la tiene, puedes recibir una que se conecte directamente al ordenador por USB. Asegúrate de que la cámara web tenga también un micrófono, para que puedas hablar con otros participantes durante las videoconferencias.

Si necesitas un equipo más avanzado, como micrófonos adicionales o cámaras avanzadas, puedes lograr sistemas de videoconferencia que incluyen una serie de dispositivos diferentes, como cámaras, micrófonos y altavoces.

Los sistemas de videoconferencia son más caros, pero suelen brindar más funciones, como compartir la pantalla, herramientas de pizarra y cámaras con lentes de gran angular.

Equipos de videoconferencia para trabajadores a distancia

Si trabajas en un equipo remoto o distribuido y necesitas asistir regularmente a reuniones virtuales, es aceptable que quieras mercar tu propio equipo de videoconferencia. Hay muchos tipos de equipos entre los que puedes elegir, como por ejemplo

- Sistemas de videoconferencia tradicionales: Estos sistemas invitan todo el equipamiento necesario para llevar a cabo videoconferencias eficaces, incluyendo micrófonos, altavoces y cámaras. Suelen estar integrados en un ordenador PC o Mac, lo que facilita su uso.

- Sistemas de videoconferencia independientes: Estos sistemas constan de equipos independientes, como una unidad de videoconferencia con cámara y micrófonos integrados. Son una buena opción para los trabajadores remotos que quieren alcanzar su propio equipo.

Reuniones de un solo toque: cara a cara con vídeo

Las reuniones one-touch son una función muy útil que ofertan muchos servicios de videoconferencia. Con esta función, puedes programar una reunión con un botón de una sola pulsación. Cuando se inicia la reunión, el anfitrión puede pulsar un botón para invitar a los participantes.

Si un invitado acepta la invitación a la reunión, puede unirse a la multiconferencia con un solo clic. Si un invitado no tiene el software necesario para unirse a la reunión, recibirá una URL para descargar el software y participar. Aunque la videoconferencia se asocia más a la comunicación visual, también tiene un importante componente de audio.

Cuando dirijas una videoconferencia, debes asegurarte de que puedes oír claramente a los demás participantes. Los oradores invitados que son demasiado silenciosos o que suenan demasiado cerca del micrófono pueden ser difíciles de escuchar.

Grupos de operación virtuales: Utilizar el vídeo para la colaboración

Cuando trabajas en un equipo virtual, es admisible que quieras consumir la videoconferencia para colaborar regularmente con otros miembros del equipo en periodo real.

Por ejemplo, es admisible que quieras participar con otros miembros de tu equipo archivos de gran tamaño, como documentos de proyectos, datos de investigación o informes de la empresa.

O tal vez quiera organizar reuniones virtuales de brainstorming o de equipo en las que se discutan ideas. Si utiliza la videoconferencia, puede compartir archivos colocándolos en un ordenador conectado a su sistema de videoconferencia.

También puedes destinar un servicio de intercambio de archivos en la nube o una plataforma de colaboración virtual como Slack para participar en línea.

Conclusión: El futuro del tarea y las reuniones virtuales

Las ventajas de la videoconferencia son enormes, pero sólo se pueden aprovechar si la tecnología se utiliza correctamente.

No dejes que la comodidad añadida de las reuniones virtuales te haga creer que son más eficaces que las reuniones en persona. Por ejemplo, una encuesta reciente reveló que los empleados que sólo celebran reuniones virtuales en el misión se sienten menos comprometidos con su cometido que los empleados que también colaboran en persona.

Dicho esto, si la tecnología se utiliza correctamente, puede tener un enorme impacto en los empleados y su productividad. Las videoconferencias facilitan la colaboración a distancia de los trabajadores y pueden ayudarles a evitar los escollos del ocupación virtual, como el aislamiento, la sensación de falta de compromiso y la falta de colaboración.